Hướng dẫn Check-out khách
Tổng quan
Chức năng Check-out trên Sophia PMS hỗ trợ lễ tân thực hiện trả phòng cho khách lưu trú trực tiếp trên hệ thống. Trước khi check-out, nhân viên có thể kiểm tra Folio, xác nhận các khoản thanh toán, dịch vụ phát sinh và hoàn tất hóa đơn cho khách.
Sau khi check-out thành công:
- Booking sẽ chuyển sang trạng thái đã trả phòng
- Phòng được cập nhật về trạng thái trống hoặc chờ dọn phòng
- Hệ thống ghi nhận hoàn tất lưu trú của khách
Hướng dẫn check-out khách lẻ
Cách 1: Check-out tại sơ đồ phòng
Bước 1
Trên thanh menu bên trái của Sophia PMS, chọn: Sơ đồ phòng
Bước 2
Click phải chuột vào booking > Open detail > click "Check out"
hoặc click vào Tên khách
Hình 1
Cách 2: Check-out tại màn hình Lễ tân
Bước 1
Truy cập: Lễ tân ở thanh menu bên trái của Sophia PMS
Bước 2
Tìm booking cần check-in trong danh sách khách đến.
Có thể tìm kiếm theo:
- Tên khách
- Mã booking
- Số phòng
hoặc nhìn vào màu phòng: màu xanh là phòng chuẩn bị Check in
Bước 3
Click biểu tượng mũi tên đi xuống > Check out
Hình 2
Kiểm tra thanh toán trước khi check-out
Trong booking detail > Chỉnh sửa đặt phòng kiểm tra các mục:
Charges
Hiển thị:
- Dịch vụ phát sinh
- Tiền dịch vụ
- Số lượng dịch vụ
Payments
Hiển thị:
- Các khoản khách đã thanh toán
- Đặt cọc
- Công nợ còn lại
In Folio
Trong booking detail > click In Folio
Hiển thị:
- Chi tiết hóa đơn
- Tổng thanh toán của khách
Hình 3
In hóa đơn cho khách
Trong: In Folio
nhân viên có thể thực hiện:
- Xuất PDF
- Xuất Excel
- Xuất Word
- In hóa đơn
để gửi khách kiểm tra trước khi trả phòng.
Kết quả sau khi check-out
Sau khi hoàn tất:
- Booking chuyển sang trạng thái đã check-out
- Phòng trở về trạng thái trống hoặc chờ dọn phòng
- Hệ thống lưu lịch sử lưu trú của khách
- Folio được hoàn tất trên hệ thống
Hướng dẫn check-out khách đoàn
Tổng quan
Đối với khách đoàn, lễ tân có thể thực hiện check-out từng phòng hoặc xử lý thanh toán tập trung thông qua Group Folio trước khi hoàn tất trả phòng.
Kiểm tra Group Folio
Trước khi check-out đoàn khách:
Bước 1
Tại màn hình: Lễ tân
Click biểu tượng: Mũi tên đi xuống
Bước 2
Chọn:
Create Group Folio
Hình 4
Bước 3
Kiểm tra các khoản cần gộp:
- All Charge: Bao gồm tiền phòng và tiền dịch vụ
- Room Charge: Chỉ gộp tiền phòng
- Extra Charge: Chỉ gộp tiền dịch vụ
Bước 4
Click:
Save
để hoàn tất gộp bill đoàn.
Hình 5
Gộp bill Đoàn thành công, tất cả tiền phòng và tiền dịch vụ phát sinh của cả Đoàn sẽ được gộp vào phòng 301 (phòng Master)
Thực hiện check-out đoàn
Sau khi hoàn tất thanh toán:
Tại màn hình:
Lễ tân
- Thực hiện trả phòng từng booking:Click Check out
hoặc - Thực hiện trả phòng cả Đoàn: click Group Check Out
Hình 6
Các trường hợp không thể hoặc gây gián đoạn check-out
Hệ thống có thể không cho phép check-out nếu:
- Booking chưa check-in
- Còn công nợ chưa thanh toán
- Có dịch vụ chưa xác nhận
- Folio chưa hoàn tất
Lưu ý
- Nên kiểm tra đầy đủ Charges và Payments trước khi check-out.
- Đối với khách đoàn, nên kiểm tra Group Folio trước khi thanh toán tổng.
- Sau khi check-out, trạng thái phòng sẽ được cập nhật tự động trên hệ thống.
- Một số thao tác có thể yêu cầu quyền truy cập phù hợp từ tài khoản quản trị.
🔗 Các hướng dẫn liên quan
27/05