Hướng dẫn quản lý Folio
Tổng quan
Chức năng Folio trên Sophia PMS hỗ trợ quản lý toàn bộ hóa đơn và giao dịch phát sinh của khách trong suốt thời gian lưu trú. Hệ thống tự động tổng hợp:
- Tiền phòng
- Dịch vụ phát sinh
- Thanh toán
- Đặt cọc
- Công nợ còn lại
Folio giúp lễ tân và kế toán dễ dàng kiểm tra chi tiết chi phí của khách trước khi check-out hoặc in hóa đơn thanh toán.
Folio là gì
Folio là bảng tổng hợp toàn bộ giao dịch tài chính liên quan đến booking của khách.
Folio thường bao gồm:
- Tiền phòng
- Phí dịch vụ
- Thanh toán
- Đặt cọc
- Công nợ
Thông tin Folio sẽ được cập nhật tự động theo hoạt động thực tế của booking.
Truy cập Folio
Tại màn hình:
Sơ đồ phòng
Click vào booking hoặc tên khách cần xem Folio.
hoặc chuột phải vào booking > click "Open detail'
Mở chi tiết Folio
Trong màn hình:
Thông tin đặt phòng
Chọn:
Chi tiết Folio
Hình 1
Thông tin hiển thị trong Folio
Hệ thống hiển thị:
- Thông tin folio (Res No, Folio No)
- Thông tin Thanh toán
- Tất cả giao dịch Khách
Tất cả giao dịch khách
Trong Folio, hệ thống tổng hợp toàn bộ giao dịch của booking.
Bao gồm:
- Room Charge
- Extra Charge
- Payment
- Deposit
Thông tin được cập nhật theo thời gian thực trên hệ thống.
Thêm thanh toán trong Folio
Bước 1
Click:
Thêm thanh toán
Hình 2
Bước 2
Chọn phương thức thanh toán.
Ví dụ:
- Tiền mặt (Cash)
- Chuyển khoản (Bank Transfer)
- Thẻ (Credit)
Bước 3
Nhập:
- Số tiền khách thanh toán
- Mô tả giao dịch (nếu có)
Bước 4
Chuyển trạng thái sang:
Is Deposit
nếu đây là khoản tiền cọc booking.
Bước 5
Click:
Lưu
để hoàn tất thêm thanh toán.
Thêm tiền phòng vào Folio
Click:
Thêm tiền phòng
để bổ sung Room Charge vào danh sách giao dịch khách.
Hình 3
Thêm phí dịch vụ vào Folio
Click:
Thêm phí dịch vụ
để thêm các dịch vụ phát sinh vào Folio.
Ví dụ:
- Giặt ủi
- Mini bar
- Ăn uống
- Dịch vụ khác
Hình 4
Xem chi tiết giao dịch
Click:
Xem
để kiểm tra chi tiết từng khoản phí hoặc giao dịch thanh toán.
Hệ thống hiển thị:
- Loại giao dịch
- Ngày tạo
- Số tiền
- Ghi chú liên quan
In Folio
Trong màn hình Folio, click:
In Folio
để xem chi tiết hóa đơn của khách.
Hình 5
Xuất và in hóa đơn
Hệ thống hỗ trợ:
- Xuất PDF
- Xuất Excel
- Xuất Word
- In hóa đơn trực tiếp
giúp lễ tân thuận tiện gửi hoặc in bill cho khách.
Cách thực hiện:
Tại màn hình In Folio
Click vào biểu tượng Lưu để xuất file PDF, Excel, Word
Click vào biểu tượng Máy in để thực hiện in hóa đơn.
Kết quả sau khi cập nhật Folio
Sau khi cập nhật giao dịch:
- Folio được tính toán lại tự động
- Công nợ booking được cập nhật
- Thông tin thanh toán được lưu vào lịch sử booking
Lưu ý
- Tất cả giao dịch trong Folio đều ảnh hưởng đến tổng thanh toán của booking.
- Nên kiểm tra kỹ các khoản phí trước khi in hóa đơn cho khách.
- Một số thao tác chỉnh sửa hoặc xóa giao dịch có thể yêu cầu quyền quản trị.
- Folio sẽ được sử dụng để đối chiếu thanh toán khi khách check-out.
🔗 Các hướng dẫn liên quan
Category
#Accounting
27/05