Cở chữ Aa- Aa+

Hướng dẫn cập nhật trạng thái phòng

Tổng quan

Chức năng cập nhật trạng thái phòng trên Sophia PMS hỗ trợ bộ phận buồng phòng và lễ tân theo dõi tình trạng thực tế của từng phòng trong khách sạn. Việc cập nhật chính xác trạng thái phòng giúp đảm bảo quá trình xếp phòng, nhận phòng và vận hành khách sạn diễn ra hiệu quả.

Hệ thống hỗ trợ quản lý các trạng thái phòng như:

Phòng sạch
Phòng bẩn
Phòng đang sử dụng
Phòng bảo trì

Các trạng thái được hiển thị trực tiếp trên Sơ đồ phòng để nhân viên dễ dàng theo dõi.

Truy cập chức năng

Tại thanh menu bên trái của Sophia PMS, chọn:

Sơ đồ phòng

hoặc

Buồng phòng

(Hình 1)

Hệ thống hiển thị danh sách các phòng cùng trạng thái hiện tại.

Phòng sạch

Ý nghĩa

Phòng sạch là phòng đã được dọn dẹp hoàn tất và sẵn sàng phục vụ khách.

Những phòng có trạng thái này có thể:

Gán cho booking mới
Check-in khách ngay
Hiển thị trong danh sách phòng khả dụng

(Hình 2)

Phòng bẩn

Ý nghĩa

Phòng bẩn là phòng vừa có khách check-out hoặc chưa được nhân viên buồng phòng vệ sinh.

Những phòng có trạng thái này:

Không nên gán cho khách mới
Cần được dọn dẹp trước khi sử dụng

(Hình 3)

Phòng đang sử dụng

Ý nghĩa

Phòng đang có khách lưu trú.

Trạng thái này được hệ thống tự động cập nhật khi:

Khách thực hiện Check-in

Trong thời gian lưu trú, phòng sẽ được đánh dấu là đang sử dụng để tránh việc xếp phòng cho booking khác.

(Hình 4)

Phòng bảo trì

Ý nghĩa

Phòng đang được sửa chữa, nâng cấp hoặc tạm ngưng khai thác.

Những phòng ở trạng thái bảo trì:

Không được phép đặt phòng
Không hiển thị trong danh sách phòng khả dụng
Không thể thực hiện Check-in

(Hình 5)

Cập nhật trạng thái phòng

Nhân viên có thể thay đổi trạng thái phòng khi có phát sinh thực tế.

Ví dụ:

Chuyển từ Phòng bẩn sang Phòng sạch sau khi hoàn tất dọn phòng.
Chuyển sang Phòng bảo trì khi phát hiện sự cố cần sửa chữa.

Sau khi cập nhật, trạng thái mới sẽ được hiển thị ngay trên hệ thống.

Kiểm tra trạng thái trên sơ đồ phòng

Tại màn hình Sơ đồ phòng, người dùng có thể:

Xem trạng thái hiện tại của từng phòng.
Theo dõi phòng trống và phòng đang sử dụng.
Hỗ trợ bộ phận lễ tân trong việc sắp xếp phòng cho khách.

(Hình 6)

Lưu ý

Cần cập nhật trạng thái phòng kịp thời sau khi dọn phòng hoặc bảo trì.
Không nên gán khách vào phòng đang ở trạng thái Phòng bẩn hoặc Phòng bảo trì.
Trạng thái phòng ảnh hưởng trực tiếp đến khả năng đặt phòng và check-in trên hệ thống.
Nên kiểm tra tình trạng phòng thực tế trước khi thay đổi trạng thái trên phần mềm.

🔗 Các hướng dẫn liên quan

Category #Housekeeping #Buong phong #Trang thai phong

27/05