Hướng dẫn xem báo cáo Lễ tân

Tổng quan

Chức năng Báo cáo Lễ tân trên Sophia PMS hỗ trợ theo dõi các hoạt động liên quan đến khách lưu trú và tình trạng đặt phòng trong khách sạn. Hệ thống cung cấp nhiều loại báo cáo giúp nhân viên lễ tân và quản lý dễ dàng kiểm tra dữ liệu vận hành theo từng khoảng thời gian.

Truy cập chức năng

Tại thanh menu bên trái của Sophia PMS, chọn:

Báo cáo & Thống kê → Báo cáo Lễ tân

(Hình 1)

Hệ thống hiển thị màn hình lựa chọn báo cáo.

Chọn loại báo cáo

Tại trường:

Loại báo cáo

Người dùng lựa chọn một trong các báo cáo sau:

Khách nhận phòng

Hiển thị danh sách khách đã hoặc dự kiến thực hiện Check-in trong khoảng thời gian được chọn.

Khách trả phòng

Hiển thị danh sách khách đã hoặc dự kiến thực hiện Check-out.

Khách đang ở

Hiển thị danh sách khách hiện đang lưu trú tại khách sạn.

Khách hủy phòng

Hiển thị danh sách các booking đã được hủy.

(Hình 2)

Chọn thời gian báo cáo

Sau khi chọn loại báo cáo, thực hiện chọn khoảng thời gian cần xem dữ liệu.

Người dùng có thể:

• Chọn theo ngày

• Chọn theo tháng

• Chọn khoảng thời gian tùy chỉnh

(Hình 3)

Xem báo cáo

Sau khi hoàn tất các điều kiện tìm kiếm:

Click:

Xem báo cáo

Hệ thống sẽ hiển thị danh sách dữ liệu tương ứng với loại báo cáo đã chọn.

(Hình 4)

Nội dung báo cáo

Tùy theo loại báo cáo, hệ thống có thể hiển thị các thông tin:

• Mã booking

• Họ tên khách

• Số phòng

• Loại phòng

• Ngày nhận phòng

• Ngày trả phòng

• Trạng thái booking

• Nguồn đặt phòng

(Hình 5)

Xuất báo cáo

Sau khi xem dữ liệu, người dùng có thể xuất báo cáo để lưu trữ hoặc chia sẻ.

Hệ thống hỗ trợ:

• Xuất Excel

• Xuất PDF

• In báo cáo

(Hình 6)

Lưu ý

• Kiểm tra đúng loại báo cáo trước khi xem dữ liệu.

• Nên chọn khoảng thời gian phù hợp để kết quả chính xác hơn.

• Dữ liệu báo cáo được lấy trực tiếp từ hệ thống tại thời điểm truy vấn.

• Một số báo cáo có thể yêu cầu quyền truy cập tương ứng.