Hướng dẫn quản lý khách lưu trú

Tổng quan

Chức năng quản lý khách lưu trú trên Sophia PMS hỗ trợ lễ tân theo dõi thông tin khách đang ở tại khách sạn, quản lý danh sách khách trong từng phòng và cập nhật thông tin lưu trú trong suốt quá trình khách sử dụng dịch vụ.

Hệ thống cho phép:

• Xem danh sách khách lưu trú
• Thêm khách phát sinh
• Cập nhật thông tin khách
• Theo dõi lịch sử lưu trú
• Kiểm tra thông tin booking liên quan

Thông tin khách được lưu trực tiếp trên hệ thống để hỗ trợ quản lý và vận hành khách sạn hiệu quả hơn.

Truy cập thông tin khách lưu trú

Tại màn hình:
Sơ đồ phòng

Click vào tên khách hoặc booking cần xem thông tin.

Hình 1

Màn hình chi tiết khách lưu trú

Trong màn hình:
Thông tin đặt phòng

hệ thống hiển thị:

• Thông tin khách
• Thông tin booking
• Thời gian lưu trú
• Ghi chú liên quan

Chi tiết khách

Trong mục:
Chi tiết khách

hệ thống hiển thị danh sách toàn bộ khách thuộc booking hiện tại.

Hình 2

Thêm khách lưu trú

Khi nào cần thêm khách

Sử dụng khi:

• Có khách phát sinh thêm trong phòng
• Cập nhật đủ danh sách khách lưu trú
• Bổ sung thông tin khách sau khi check-in

Hướng dẫn thêm khách

Bước 1

Trong mục:
Chi tiết khách

Click:
Thêm

Hình 3

Bước 2

Nhập thông tin khách cần bổ sung.

Ví dụ:

• Họ và tên
• Số điện thoại
• Giấy tờ tùy thân
• Loại khách, Giới tính

Hình 4

Bước 3

Click:
Lưu

để hoàn tất thêm khách lưu trú.

Xem và chỉnh sửa thông tin khách

Bước 1

Trong danh sách khách, click:
Xem

Hình 5

Bước 2

Hệ thống hiển thị chi tiết thông tin khách.

Nhân viên có thể chỉnh sửa:

• Họ tên
• Số điện thoại
• Thông tin giấy tờ
• Ghi chú khách hàng

Bước 3

Click:
Lưu

để cập nhật thông tin khách.

Theo dõi thông tin lưu trú

Hệ thống hỗ trợ theo dõi:

• Số phòng khách đang ở
• Thời gian lưu trú
• Tình trạng booking
• Dịch vụ phát sinh
• Thanh toán liên quan

Thông tin được cập nhật theo thời gian thực trên hệ thống.

Quản lý khách đoàn

Đối với booking đoàn, hệ thống hỗ trợ:

• Quản lý danh sách khách theo từng phòng
• Theo dõi khách thuộc cùng booking đoàn
• Kiểm tra thông tin lưu trú của từng khách

Nhân viên có thể cập nhật thông tin khách tương tự như booking khách lẻ.

Tìm kiếm khách lưu trú

Hệ thống hỗ trợ tìm kiếm khách theo:

• Tên khách
• Số phòng
• Mã booking
• Folio No

Việc tìm kiếm giúp lễ tân xử lý thông tin khách nhanh chóng hơn.

Lưu ý

• Nên cập nhật đầy đủ thông tin khách lưu trú để thuận tiện quản lý.
• Một số thông tin có thể yêu cầu quyền chỉnh sửa từ tài khoản quản trị.
• Dữ liệu khách lưu trú sẽ được lưu trên hệ thống để hỗ trợ tra cứu lịch sử lưu trú sau này.