Hướng dẫn quản lý thanh toán
Tổng quan
Chức năng quản lý thanh toán trên Sophia PMS hỗ trợ lễ tân và bộ phận kế toán theo dõi các khoản thanh toán của khách trong suốt quá trình lưu trú. Hệ thống cho phép thêm thanh toán, chỉnh sửa giao dịch, theo dõi công nợ và quản lý nhiều phương thức thanh toán trực tiếp trên booking.
Thông tin thanh toán được lưu tự động giúp khách sạn dễ dàng kiểm soát doanh thu và đối chiếu giao dịch.
Truy cập chức năng thanh toán
Cách 1: Từ sơ đồ phòng
Tại màn hình:
Sơ đồ phòng
Click vào booking hoặc tên khách cần quản lý thanh toán > Click Chỉnh sửa đặt phòng
Cách 2: Từ màn hình lễ tân
Tại màn hình:
Lễ tân
Click vào mũi tên booking đang lưu trú > Click Chỉnh sửa đặt phòng
Mở mục Payments
Trong màn hình:
Chỉnh sửa đặt phòng
Chọn tab:
Payments
Danh sách thanh toán
Hệ thống hiển thị toàn bộ các giao dịch thanh toán của booking hiện tại.
Bao gồm:
- Ngày thanh toán
- Phương thức thanh toán
- Số tiền
- Mô tả giao dịch
- Trạng thái thanh toán
Thêm thanh toán mới
Bước 1
Click:
Add new record
Hệ thống hiển thị biểu mẫu thêm thanh toán.
Hình 1
Các trường thông tin thanh toán
Date
Hiển thị ngày tạo giao dịch hiện tại trên hệ thống.
Trường này không thể chỉnh sửa.
Loại thanh toán
Chọn phương thức thanh toán của khách.
Ví dụ:
- Tiền mặt
- Chuyển khoản
- Thẻ
- City Ledger
Tổng tiền
Nhập số tiền khách thanh toán.
Mô tả
Nhập ghi chú giao dịch nếu cần.
Ví dụ:
- Thanh toán tiền phòng
- Thanh toán dịch vụ
- Đặt cọc booking
Hoàn tất thêm thanh toán
Click:
Insert
để lưu giao dịch thanh toán.
Sau khi hoàn tất:
- Giao dịch sẽ hiển thị trong danh sách Payments
- Công nợ booking được cập nhật tự động
Click:
Cancel
để hủy thao tác thêm thanh toán.
Chỉnh sửa thanh toán
Trong danh sách Payments:
Click:
Edit
để chỉnh sửa:
- Phương thức thanh toán
- Số tiền
- Ghi chú giao dịch
Hình 2
Sau đó, click "Update" để cập nhật thông tin thanh toán
Xóa thanh toán
Click biểu tượng: X
để xóa giao dịch thanh toán khỏi hệ thống.
Lưu ý:
Nên kiểm tra kỹ trước khi xóa giao dịch đã lưu.
Theo dõi công nợ booking
Hệ thống tự động tính toán:
- Tổng tiền booking
- Tổng thanh toán
- Công nợ còn lại
- Các khoản đặt cọc
Thông tin này hỗ trợ lễ tân kiểm tra thanh toán trước khi khách check-out.
Các trường hợp sử dụng thanh toán
Chức năng Payments thường được sử dụng khi:
- Khách đặt cọc
- Khách thanh toán trước
- Thanh toán tiền phòng
- Thanh toán dịch vụ phát sinh
- Hoàn tất công nợ khi check-out
Lưu ý
- Nên kiểm tra chính xác số tiền trước khi lưu giao dịch.
- Các giao dịch thanh toán sẽ được lưu vào lịch sử booking.
- Một số giao dịch có thể yêu cầu quyền chỉnh sửa từ tài khoản quản trị.
- Thanh toán đã lưu sẽ được cập nhật vào Folio của booking.
🔗 Các hướng dẫn liên quan
Category
#Accounting
27/05