Hướng dẫn xác nhận booking

Tổng quan

Chức năng xác nhận booking trên Sophia PMS hỗ trợ lễ tân gửi thông tin xác nhận đặt phòng cho khách sau khi booking được tạo thành công. Hệ thống cho phép xem trước form xác nhận booking, in xác nhận hoặc gửi email trực tiếp đến khách để kiểm tra thông tin lưu trú.

Việc xác nhận booking giúp:

• Đảm bảo thông tin booking chính xác
• Hạn chế sai sót trước ngày khách đến
• Hỗ trợ khách kiểm tra lịch lưu trú
• Tăng tính chuyên nghiệp trong quá trình vận hành khách sạn

Truy cập chức năng xác nhận booking

Cách 1: Từ sơ đồ phòng

Tại màn hình:
Sơ đồ phòng

Click vào booking hoặc tên khách cần xác nhận booking.

Hình 1

Cách 2: Từ màn hình lễ tân

Tại màn hình:
Lễ tân

Click vào mũi tên của booking cần xác nhận

Hình 2

Mở form xác nhận booking

Trong màn hình:
Thông tin đặt phòng

Click:
Xác nhận booking

Hệ thống hiển thị form xác nhận booking của khách.

Thông tin hiển thị trên form xác nhận booking

Form xác nhận booking bao gồm:

• Tên khách
• Mã booking
• Loại phòng
• Số phòng
• Ngày check-in
• Ngày check-out
• Số lượng khách
• Giá phòng
• Ghi chú booking
• Thông tin khách sạn

Hình 3

Nhân viên cần kiểm tra lại thông tin trước khi gửi khách xác nhận.

In xác nhận booking

Trong form xác nhận booking, click:
In

để thực hiện in thông tin booking cho khách.

Gửi email xác nhận booking

Bước 1

Nhập địa chỉ email của khách tại ô:
Email

Bước 2

Kiểm tra lại nội dung xác nhận booking.

Bước 3

Click:
Gửi Email

để gửi xác nhận booking đến khách.

Kết quả sau khi gửi xác nhận booking

Sau khi gửi thành công:

• Khách sẽ nhận được email xác nhận booking
• Hệ thống lưu thông tin gửi xác nhận
• Booking tiếp tục được quản lý bình thường trên hệ thống

Khi nào cần gửi xác nhận booking

Nên gửi xác nhận booking trong các trường hợp:

• Booking mới tạo
• Booking khách đoàn
• Booking đặt cọc trước
• Booking từ OTA hoặc công ty du lịch
• Điều chỉnh thông tin booking
• Khách yêu cầu xác nhận lưu trú

Lưu ý

• Nên kiểm tra kỹ thông tin booking trước khi gửi xác nhận cho khách.
• Đảm bảo email khách được nhập chính xác.
• Một số mẫu xác nhận booking có thể thay đổi tùy theo cấu hình của khách sạn.
• Hệ thống cần có kết nối email để thực hiện gửi xác nhận booking.