Hướng dẫn đặt phòng Khách lẻ
Tổng quan
Chức năng đặt phòng khách lẻ trên Sophia PMS hỗ trợ phục vụ các khách lưu trú cá nhân hoặc khách walk-in có nhu cầu check-in ngay tại khách sạn. Hệ thống giúp quản lý thông tin đặt phòng, thời gian lưu trú và tình trạng phòng nhanh chóng, thuận tiện và chính xác.
Hướng dẫn tạo đặt phòng khách lẻ
Truy cập chức năng
Trên thanh menu bên trái của Sophia PMS, chọn Sơ đồ phòng > Thêm khách lẻ
Hình 1
Biểu mẫu tạo booking
Hình 2
Các trường cần nhập thông tin
1. Nguồn
Chọn nguồn booking của Khách (Agoda, Booking.com, VietTravel,...)
2. Loại phòng
Chọn loại phòng Khách muốn đặt
3. Phòng
Chọn số phòng cụ thể cho Khách lưu trú
Hệ thống chỉ hiển thị các phòng còn trống và khả dụng trong thời gian lưu trú đã chọn.
4. Thông tin khách hàng
Nhập:
- Họ và tên khách
- Số điện thoại khách
Có thể bổ sung thêm thông tin khác khi mở chi tiết booking.
5. Thời gian lưu trú
Chọn:
- Ngày Check-in
- Ngày Check-out
Hệ thống sẽ tự động tính số đêm lưu trú.
6. PAX
Nhập số lượng Khách lưu trú trong phòng
7. Rate
Nhập giá phòng áp dụng cho booking. Có thể:
- nhập thủ công
- điều chỉnh giá theo từng ngày tại: Daily room rates
8. Ăn sáng
Tick chọn nếu booking bao gồm ăn sáng.
9. Ghi chú
Nhập các lưu ý hoặc yêu cầu đặc biệt của khách.
Ví dụ:
- Khách check-in muộn
- Khách cần tầng cao
- Không hút thuốc
Hoàn tất tạo booking
Click "Lưu"
Thực hiện tạo booking khách lẻ.
Click "Đóng"
Hủy thao tác tạo booking và quay về màn hình sơ đồ phòng.
Kết quả sau khi tạo booking
Sau khi booking được tạo thành công:
- Phòng sẽ hiển thị trên sơ đồ phòng
- Thông tin booking được lưu trên hệ thống
- Có thể tiếp tục thực hiện các thao tác quản lý booking
Quản lý booking Khách lẻ
Tại màn hình Sơ đồ phòng > Click phải chuột vào tên Khách để xem các thao tác xử lý đặt phòng.
Hình 3
Các thao tác quản lý booking
Open detail
Xem chi tiết thông tin booking của khách.
Có thể click trực tiếp vào tên khách để mở nhanh thông tin booking.
Copy booking
Sao chép thông tin booking hiện tại để tạo booking mới nhanh chóng.
Cancel booking
Hủy booking đã tạo.
Sau khi hủy, booking sẽ không còn giữ phòng trên hệ thống.
Chỉnh sửa booking khách lẻ
Click vào Open detail hoặc click trực tiếp vào phòng Khách đặt (Hình 3)
Trong màn hình Thông tin đặt phòng, click "Chỉnh sửa đặt phòng" để thực hiện chỉnh sửa booking.
Hình 4
Các thông tin có thể điều chỉnh:
- Ngày Check in/out
- Giá phòng
- Phòng
- PAX
- Ăn sáng
- Ghi chú
Các thao tác trong booking
Save
Lưu các thay đổi booking.
Close
Lưu thông tin và quay về màn hình sơ đồ phòng.
Cancel booking
Hủy booking hiện tại.
Lưu ý
- Không thể chọn phòng đã có khách lưu trú.
- Không thể nhập số lượng khách vượt quá sức chứa phòng.
- Booking đã hủy không thể khôi phục trạng thái ban đầu.
🔗 Các hướng dẫn liên quan
22/05