Hướng dẫn kiểm tra tình trạng phòng trống
Tổng quan
Chức năng kiểm tra tình trạng phòng trống trên Sophia PMS hỗ trợ lễ tân và bộ phận đặt phòng theo dõi số lượng phòng khả dụng trong thời gian thực. Hệ thống giúp nhân viên nhanh chóng kiểm tra trạng thái phòng, số lượng phòng còn trống và tình hình lưu trú để hỗ trợ tạo booking hoặc sắp xếp phòng phù hợp.
Thông tin phòng được cập nhật trực tiếp trên sơ đồ phòng, giúp hạn chế tình trạng overbooking và tối ưu công suất phòng của khách sạn.
Hướng dẫn kiểm tra tình trạng phòng trống
Tại màn hình Sơ đồ phòng, click "Phòng trống"
Hình 1
Chọn Khoảng thời gian muốn kiểm tra > click "Submit" hệ thống hiển thị Danh sách phòng
Hình 2
Kiểm tra phòng trống trên Sơ đồ phòng
Bước 1: Truy cập sơ đồ phòng
Trên thanh menu bên trái của Sophia PMS, chọn:
Sơ đồ phòng
Bước 2: Quan sát trạng thái phòng
Tại màn hình sơ đồ phòng, hệ thống hiển thị trạng thái hoạt động của từng phòng.
Ví dụ:
- Phòng trống
- Phòng đang sử dụng
- Phòng đã đặt
- Phòng bảo trì
- Phòng bẩn
Hình 3
Kiểm tra phòng khả dụng khi tạo booking
Khi thực hiện tạo booking khách lẻ hoặc khách đoàn, hệ thống sẽ tự động kiểm tra số lượng phòng còn khả dụng trong thời gian khách lưu trú.
Chỉ các phòng hợp lệ mới được hiển thị để lựa chọn.
Kiểm tra số lượng phòng còn trống
Trong quá trình tạo booking đoàn tại mục: Room Plan
Hệ thống hiển thị:
Available
Số lượng phòng còn trống của loại phòng đã chọn.
Thông tin này giúp nhân viên:
- Kiểm tra khả năng nhận booking
- Tránh vượt quá số lượng phòng thực tế
- Theo dõi công suất phòng theo từng loại
Lọc phòng theo loại phòng
Hệ thống hỗ trợ kiểm tra phòng theo từng loại phòng khác nhau.
Ví dụ:
- Deluxe Double
- Superior Twin
- Family Room
Nhân viên có thể dựa vào:
- Loại phòng
- Số lượng phòng trống
- Tình trạng hoạt động
để sắp xếp booking phù hợp với nhu cầu khách.
Kiểm tra phòng trước khi đổi phòng
Khi thực hiện: Change room
hệ thống sẽ hiển thị danh sách các phòng còn khả dụng để lựa chọn.
Nhân viên có thể tick chọn: Hiển thị tất cả phòng trống
để xem toàn bộ các phòng có thể đổi.
Kiểm tra phòng trước khi gán phòng
Đối với booking chưa có số phòng, hệ thống hỗ trợ kiểm tra danh sách phòng khả dụng trước khi thực hiện: Assign room
Việc này giúp đảm bảo:
- Không gán trùng phòng
- Không gán phòng đang bảo trì
- Không gán phòng đã có khách lưu trú
Cập nhật trạng thái phòng theo thời gian thực
Sau mỗi thao tác:
- Tạo booking
- Check-in
- Check-out
- Hủy booking
- Đổi phòng
hệ thống sẽ tự động cập nhật trạng thái phòng trên sơ đồ phòng.
Điều này giúp các bộ phận:
- Lễ tân
- Đặt phòng
- Buồng phòng
dễ dàng theo dõi tình trạng hoạt động thực tế của khách sạn.
🔗 Các hướng dẫn liên quan
20/05