Hướng dẫn đặt cọc

Tổng quan

Chức năng đặt cọc cho phép bạn quản lý tiền gửi và các khoản thanh toán trước của khách hàng trước khi nhận phòng hoặc sử dụng dịch vụ. Hệ thống hỗ trợ ghi nhận, theo dõi và cập nhật thông tin đặt cọc một cách chính xác và thuận tiện.

Việc quản lý đặt cọc giúp khách sạn:

• Xác nhận booking với khách
• Theo dõi công nợ booking
• Kiểm soát các khoản thanh toán trước khi check-in
• Hạn chế booking ảo hoặc hủy phòng sát ngày

Hướng dẫn thêm đặt cọc cho booking

Cách 1

Bước 1: Mở booking cần thêm Đặt cọc

Tại màn hình Sơ đồ phòng, click vào Tên booking hoặc click chuột phải vào Tên booking cần thực hiện Đặt cọc > click Open detail

Hình 1

Bước 2: Trong màn hình Chi tiết booking

Chuyển sang tab Chi tiết Folio > click "Thêm thanh toán"

Hình 2

Bước 3: Chi tiết thông tin thanh toán

Hiển thị form điền chi tiết Đặt cọc:

Chọn Phương thức thanh toán

Nhập Số tiền 

Bật trạng thái là Đặt cọc 

Click "Save" để hoàn tất Đặt cọc

Click "Close" để thoát

Hình 3 

Cách 2

Bước 1: Mở booking cần thêm Đặt cọc

Tương tự cách 1

Bước 2: Mở mục Payments

Trong màn hình Thông tin đặt phòng > click "Chỉnh sửa đặt phòng" > chuyển sang tab Payments

Bước 3: Thêm thanh toán mới 

Click "Add new record" 

Hệ thống hiển thị biểu mẫu thêm thanh toán

Hình 4

Các trường thông tin thanh toán

Date

Hiển thị ngày tạo thanh toán hiện tại trên hệ thống.

Trường này không thể chỉnh sửa.

Loại thanh toán

Chọn phương thức thanh toán khách sử dụng.

Ví dụ:

• Tiền mặt
• Chuyển khoản
• Thẻ
• Ví điện tử

Tổng tiền

Nhập số tiền khách đặt cọc.

Ví dụ:

• 500.000 VNĐ
• 1.000.000 VNĐ

Mô tả

Nhập ghi chú cho khoản thanh toán nếu cần.

Ví dụ:

• Đặt cọc giữ phòng
• Thanh toán trước 50%
• Cọc booking đoàn

Hoàn tất thêm đặt cọc

Click "Insert"

Lưu khoản đặt cọc vào hệ thống.

Sau khi hoàn tất:

• Khoản cọc sẽ hiển thị trong danh sách thanh toán
• Booking được cập nhật thông tin công nợ
• Có thể tiếp tục quản lý thanh toán hoặc in Folio

Click "Cancel"

Hủy thao tác thêm đặt cọc.

Chỉnh sửa khoản đặt cọc

Trong danh sách Payments:

Click "Edit"

Thực hiện chỉnh sửa:

• Số tiền
• Phương thức thanh toán
• Ghi chú

Xóa khoản đặt cọc

Click biểu tượng "X"

Thực hiện xóa khoản đặt cọc khỏi booking.

Lưu ý:
Nên kiểm tra lại lịch sử giao dịch trước khi xóa thanh toán.

Theo dõi lịch sử Đặt cọc

Sau khi tạo thành công, hệ thống sẽ lưu:

• Thời gian thanh toán
• Số tiền cọc
• Phương thức thanh toán
• Người thực hiện giao dịch

Nhân viên có thể xem lại thông tin tại mục:
Payments

Lưu ý

• Khoản đặt cọc sẽ được tính vào tổng thanh toán của booking.
• Có thể thêm nhiều khoản đặt cọc cho cùng một booking.
• Nên kiểm tra chính xác số tiền trước khi lưu giao dịch.
• Sau khi khách check-out, khoản đặt cọc sẽ được đối trừ vào hóa đơn cuối cùng.