Hướng dẫn sử dụng màn hình lễ tân
Tổng quan
Màn hình lễ tân trên Sophia PMS hỗ trợ nhân viên quản lý toàn bộ hoạt động lưu trú của khách sạn theo thời gian thực. Tại đây, lễ tân có thể theo dõi trạng thái phòng, kiểm tra tình trạng khách lưu trú, thực hiện check-in/check-out và xử lý nhanh các nghiệp vụ phát sinh trong quá trình vận hành khách sạn.
Giao diện được thiết kế trực quan giúp nhân viên dễ dàng thao tác và theo dõi tình trạng hoạt động của khách sạn ngay trên một màn hình tổng quan.
Truy cập màn hình lễ tân
Trên thanh menu bên trái của Sophia PMS, chọn: Lễ tân
Hình 1
Giao diện màn hình lễ tân
Sau khi truy cập, hệ thống hiển thị danh sách:
- Màu vàng: Phòng đang sử dụng
- Màu trắng: Phòng trống
- Màu xanh: Booking sắp đến
- Màu đỏ: Booking sắp check-out
- Màu xám: Phòng bẩn
Hình 2
Các khu vực chức năng trên màn hình lễ tân
1. Danh sách phòng
Hiển thị toàn bộ phòng trong khách sạn cùng trạng thái hoạt động hiện tại.
Ví dụ:
- Phòng trống
- Phòng đang sử dụng
- Phòng bảo trì
- Phòng bẩn
2. Thông tin booking
Hiển thị:
- Số Folio
- Mã và nguồn booking
- Tên khách
- Số phòng
- Ngày check-in
- Ngày check-out
- Trạng thái lưu trú
3. Thanh tìm kiếm
Cho phép tìm nhanh booking theo:
- Tên khách
- Số phòng
- Mã booking
- Folio No
4. Tình trạng booking của Khách sạn
Hiển thị:
- Tổng phòng
- Số phòng trống (ready/ dirty)
Ví dụ: 9/5 (9 phòng còn trống, trong đó có 5 phòng ở trạng thái bẩn)
- Số phòng đang ở
- Đến hôm nay/ Đi hôm nay
Ví dụ: 1/6 (Hôm nay có 1 phòng checkin và 6 phòng checkout)
- Số phòng bị khóa
- Folio chưa cân/ Pending cọc thiếu
Các thao tác nhanh trên màn hình lễ tân
Tại danh sách booking hoặc phòng lưu trú, nhân viên có thể thực hiện nhanh các thao tác:
- Check-in
- Check-out
- ...
Hình 3
Mở chi tiết booking
Từ Hình 3 > click "Chỉnh sửa đặt phòng"
Tại đây có thể:
- Xem chi tiết lưu trú
- Chỉnh sửa booking
- Kiểm tra thanh toán
- Quản lý dịch vụ
- Xem Folio
Theo dõi trạng thái phòng theo thời gian thực
Hệ thống tự động cập nhật trạng thái phòng sau các thao tác:
- Tạo booking
- Check-in
- Check-out
- Đổi phòng
- Hủy booking
Điều này giúp lễ tân dễ dàng kiểm soát tình trạng hoạt động của khách sạn.
Có thể xem booking theo Tầng hoặc Loại phòng
Hình 4
Tìm kiếm booking nhanh
Tại thanh tìm kiếm, nhập:
- Tên khách
- Số phòng
- Mã booking
để tìm kiếm booking nhanh chóng trên hệ thống.
Hình 5
Hỗ trợ xử lý nghiệp vụ lễ tân
Màn hình lễ tân hỗ trợ xử lý nhanh các nghiệp vụ:
- Nhận phòng khách
- Trả phòng khách
- Quản lý khách lưu trú
- Kiểm tra phòng trống
- Theo dõi thanh toán
- Xử lý booking phát sinh
Lưu ý
- Trạng thái phòng sẽ được cập nhật tự động theo hoạt động thực tế trên hệ thống.
- Nhân viên nên kiểm tra kỹ thông tin booking trước khi thực hiện check-in hoặc check-out.
- Một số chức năng có thể bị giới hạn tùy theo quyền tài khoản người dùng.
🔗 Các hướng dẫn liên quan
26/05