Hướng dẫn Chuyển Folio & Gộp bill
Tổng quan
Chức năng Gộp bill & Chuyển Folio trên Sophia PMS hỗ trợ khách sạn quản lý và điều chỉnh các khoản chi phí giữa các phòng hoặc các booking khác nhau. Tính năng này đặc biệt hữu ích đối với khách đoàn hoặc trường hợp một khách thanh toán cho nhiều phòng.
Hệ thống cho phép chuyển toàn bộ hoặc một phần chi phí sang Folio khác, đồng thời hỗ trợ tạo Group Folio để gộp hóa đơn đoàn về một phòng Master.
Chuyển Folio
Truy cập chức năng
Tại màn hình:
Thông tin đặt phòng > Chi tiết Folio
Hình 1
Click:
Chuyển Folio
Hệ thống hiển thị biểu mẫu chuyển Folio.
Hình 2
Chọn phòng gộp
Có thể thực hiện theo hai cách:
Cách 1
Nhập trực tiếp số Folio cần chuyển đến.
Cách 2
Click biểu tượng dấu "+"
Tìm và Chọn phòng booking muốn chuyển chi phí đến
Click:
Chọn
Hình 3
Chọn loại chuyển
Hệ thống hỗ trợ các loại chuyển sau:
Tất cả phí
Chuyển toàn bộ chi phí hiện có sang Folio khác.
Bao gồm:
-
Tiền phòng
-
Phí dịch vụ
-
Các khoản phát sinh khác
Tiền phòng
Chỉ chuyển các khoản tiền phòng.
Các dịch vụ phát sinh vẫn giữ nguyên ở Folio hiện tại.
Phí dịch vụ
Chỉ chuyển các khoản dịch vụ phát sinh.
Tiền phòng vẫn được giữ nguyên tại Folio gốc.
Hoàn tất chuyển Folio
Sau khi chọn Folio nhận và loại chuyển:
Click:
Lưu
để hoàn tất thao tác.
Hệ thống sẽ tự động cập nhật các khoản phí liên quan.
Gộp bill đoàn
Tổng quan
Đối với khách đoàn, Sophia PMS hỗ trợ gộp toàn bộ chi phí từ nhiều phòng về một phòng Master để thuận tiện cho việc thanh toán và xuất hóa đơn.
Create Group Folio
Truy cập chức năng
Tại màn hình:
Lễ tân
Click biểu tượng mũi tên ▼
Chọn:
Create Group Folio
Hình 5
Chọn loại chi phí cần gộp
Hệ thống hỗ trợ:
All Charge
Gộp toàn bộ chi phí của các phòng trong đoàn.
Bao gồm:
-
Tiền phòng
-
Dịch vụ phát sinh
Room Charge
Chỉ gộp tiền phòng.
Extra Charge
Chỉ gộp các khoản dịch vụ phát sinh.
Hoàn tất gộp bill
Tick chọn các khoản cần gộp.
Click:
Save
để hoàn tất.
Hình 6
Sau khi lưu:
-
Tất cả các khoản phí được chuyển về phòng Master.
-
Folio đoàn được cập nhật tự động.
-
Có thể thực hiện thanh toán tập trung cho cả đoàn.
Kết quả sau khi gộp bill
Sau khi hoàn tất:
-
Các chi phí được tổng hợp về cùng một Folio.
-
Dễ dàng theo dõi công nợ của đoàn.
-
Hỗ trợ thanh toán và xuất hóa đơn nhanh chóng.
-
Giảm thời gian xử lý khi khách đoàn check-out.
Lưu ý
-
Kiểm tra kỹ Folio nhận trước khi thực hiện chuyển.
-
Nên xác nhận lại các khoản phí trước khi gộp bill đoàn.
-
Sau khi chuyển Folio, các khoản phí sẽ không còn hiển thị ở Folio gốc.
-
Chỉ những tài khoản được phân quyền mới có thể thực hiện gộp hoặc chuyển Folio.
🔗 Các hướng dẫn liên quan
Category
#Accounting
27/05