Hướng dẫn quản lý dịch vụ phòng
Tổng quan
Chức năng quản lý dịch vụ phòng trên Sophia PMS hỗ trợ khách sạn theo dõi và quản lý các dịch vụ phát sinh trong thời gian khách lưu trú. Các khoản phí dịch vụ sẽ được tự động cập nhật vào Folio của khách để phục vụ cho việc thanh toán và xuất hóa đơn.
Hệ thống cho phép:
-
Thêm dịch vụ phát sinh
-
Chỉnh sửa dịch vụ
-
Xóa dịch vụ
-
Theo dõi danh sách dịch vụ đã sử dụng
-
Tự động cập nhật chi phí vào Folio
Truy cập chức năng
Tại màn hình:
Sơ đồ phòng hoặc Lễ tân
Click vào booking cần quản lý.
Chọn:
Chỉnh sửa đặt phòng → Charges
Hình 1
Charges
Tab Charges hiển thị toàn bộ các dịch vụ phát sinh của booking.
Thông tin bao gồm:
-
Ngày phát sinh
-
Tên dịch vụ
-
Số lượng
-
Đơn giá
-
Thành tiền
Thêm dịch vụ mới
Click:
Add new record
Hình 2
Hệ thống hiển thị biểu mẫu thêm dịch vụ.
Chọn dịch vụ
Trong trường:
Dịch vụ
Chọn dịch vụ khách sử dụng.
Ví dụ:
-
Ăn sáng
-
Giặt ủi
-
Mini Bar
-
Thuê xe
-
Đưa đón sân bay
-
Dịch vụ khác
Số lượng
Nhập số lượng dịch vụ khách sử dụng.
Có thể điều chỉnh tăng hoặc giảm bằng các nút mũi tên.
Giá
Nhập đơn giá dịch vụ.
Giá dịch vụ có thể được lấy từ danh mục dịch vụ hoặc nhập thủ công tùy theo cấu hình hệ thống.
Hoàn tất thêm dịch vụ
Sau khi nhập đầy đủ thông tin:
Click:
Insert
để lưu dịch vụ.
Hình 3
Sau khi lưu:
-
Dịch vụ được thêm vào danh sách Charges.
-
Chi phí được cập nhật vào Folio của khách.
-
Tổng tiền booking được tính toán lại tự động.
Edit Service
Để chỉnh sửa dịch vụ đã thêm:
Click:
Edit
tại dòng dịch vụ cần chỉnh sửa.
Hình 4
Có thể điều chỉnh:
-
Tên dịch vụ
-
Số lượng
-
Giá
-
Ghi chú liên quan
Click:
Save
để lưu thay đổi.
Delete Service
Để xóa dịch vụ:
Click biểu tượng:
X
tại dòng dịch vụ cần xóa.
Hình 5
Hệ thống sẽ yêu cầu xác nhận trước khi thực hiện xóa.
Sau khi xóa:
-
Dịch vụ không còn hiển thị trong Charges.
-
Chi phí tương ứng được loại khỏi Folio.
-
Tổng tiền booking được cập nhật lại.
Kiểm tra chi phí dịch vụ
Sau khi thêm hoặc chỉnh sửa dịch vụ, các khoản phí sẽ được hiển thị trong:
Chi tiết Folio
Nhân viên có thể kiểm tra:
-
Dịch vụ đã sử dụng
-
Số lượng
-
Thành tiền
-
Tổng chi phí phát sinh
Hình 6
Kết quả sau khi quản lý dịch vụ
Sau khi hoàn tất thao tác:
-
Dịch vụ được ghi nhận vào booking.
-
Chi phí được cộng vào Folio tự động.
-
Hỗ trợ theo dõi doanh thu dịch vụ.
-
Hỗ trợ thanh toán và xuất hóa đơn chính xác.
Lưu ý
-
Kiểm tra chính xác số lượng và đơn giá trước khi lưu.
-
Các dịch vụ đã thêm sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến tổng thanh toán của khách.
-
Chỉ người dùng được phân quyền mới có thể chỉnh sửa hoặc xóa dịch vụ.
-
Nên kiểm tra lại Folio sau khi cập nhật dịch vụ để đảm bảo dữ liệu chính xác.
🔗 Các hướng dẫn liên quan
27/05