Hướng dẫn tách đặt phòng

Tổng quan

Chức năng tách booking trên Sophia PMS hỗ trợ chia một booking thành nhiều giai đoạn lưu trú khác nhau khi phòng hiện tại không khả dụng cho toàn bộ thời gian ở của khách. Hệ thống giúp khách sạn linh hoạt xử lý các trường hợp cần đổi phòng giữa thời gian lưu trú mà vẫn giữ nguyên thông tin booking của khách.

Sau khi tách booking, khách có thể tiếp tục lưu trú ở phòng khác theo thời gian đã được sắp xếp trên hệ thống.

Khi nào cần tách booking

Chức năng Split reservation thường được sử dụng trong các trường hợp:

• Phòng hiện tại không còn trống cho toàn bộ thời gian lưu trú
• Khách cần chuyển sang phòng khác giữa kỳ lưu trú
• Khách sạn cần tối ưu công suất phòng
• Điều chỉnh lịch lưu trú theo tình trạng phòng thực tế

Điều kiện thực hiện tách booking

Để thực hiện tách booking:

• Booking cần có tối thiểu 2 đêm lưu trú
• Booking phải đang còn hiệu lực trên hệ thống
• Có phòng khả dụng cho giai đoạn lưu trú tiếp theo

Hướng dẫn tách booking

Bước 1: Mở booking cần tách

Tại màn hình:
Sơ đồ phòng

Click phải chuột vào booking cần thực hiện tách phòng.

Lưu ý: Chỉ thực hiện tách khi booking có từ 2 đêm trở lên

Bước 2: Chọn Split reservation

Click:
Split reservation

Hình 1

Hệ thống hiển thị màn hình tách booking.

Chọn thời gian tách booking

Ngày đến giai đoạn 2

Chọn ngày khách bắt đầu chuyển sang phòng hoặc booking mới.

Ví dụ:

• Khách ở từ ngày 29/05/2026-31/05/2026
• Phòng hiện tại chỉ khả dụng đến ngày 30/05/2026
• Chọn ngày đến giai đoạn 2 là ngày 30/05/2026

Hình 2

Hệ thống sẽ tự động chia booking thành:

• Giai đoạn 1
• Giai đoạn 2

Thực hiện tách booking

Sau khi chọn thời gian phù hợp:

Click:
Tách

để hoàn tất thao tác.

Kết quả sau khi tách booking

Sau khi thực hiện thành công:

• Booking sẽ được chia thành nhiều giai đoạn lưu trú
• Hệ thống lưu thông tin các phòng tương ứng cho từng giai đoạn
• Sơ đồ phòng sẽ cập nhật trạng thái mới
• Có thể tiếp tục thực hiện đổi phòng hoặc check-in như booking thông thường

Quản lý booking sau khi tách

Sau khi tách booking, nhân viên có thể:

• Xem thông tin từng giai đoạn lưu trú
• Gán phòng cho từng giai đoạn
• Đổi phòng nếu cần
• Theo dõi lịch sử lưu trú của khách

Lưu ý

• Không thể tách booking chỉ có 1 đêm lưu trú.
• Cần đảm bảo có phòng khả dụng cho giai đoạn tiếp theo trước khi thực hiện tách booking.
• Sau khi tách, mỗi giai đoạn sẽ được quản lý riêng trên hệ thống.
• Thông tin khách hàng vẫn được giữ nguyên sau khi tách booking.