Hướng dẫn điều chỉnh/Gia hạn đặt phòng

Tổng quan

Chức năng Điều chỉnh/Gia hạn đặt phòng cho phép nhân viên lễ tân thay đổi thời gian lưu trú của khách sau khi booking đã được tạo. Chức năng này được sử dụng khi khách có nhu cầu đến sớm, trả phòng muộn hoặc gia hạn thêm thời gian lưu trú.

Truy cập chức năng

Người dùng có thể thực hiện điều chỉnh thời gian lưu trú theo hai cách:

Cách 1: Từ Sơ đồ phòng

Tại màn hình Sơ đồ phòng, click chuột phải vào booking cần điều chỉnh.

Chọn:

Open Detail

Cách 2: Từ màn hình Lễ tân

Tại màn hình Lễ tân, chọn booking cần điều chỉnh.

Click:

Chỉnh sửa đặt phòng 

Điều chỉnh thời gian lưu trú

Trong màn hình Reservation, thực hiện điều chỉnh các trường:

• Khách đến (Check-in Date) 

• Khách đi (Check-out Date)

Click vào trường Ngày đến hoặc Ngày đi, chọn ngày mới trên lịch 

(Hình 3)

Người dùng có thể:

• Thay đổi ngày nhận phòng.

• Gia hạn ngày trả phòng.

• Rút ngắn thời gian lưu trú (nếu phù hợp với tình trạng booking).

Kiểm tra tình trạng phòng

Sau khi thay đổi thời gian lưu trú, hệ thống sẽ kiểm tra tình trạng phòng trong khoảng thời gian mới.

Nếu phòng vẫn khả dụng, người dùng có thể tiếp tục lưu thay đổi.

Trong trường hợp phòng không còn khả dụng, người dùng có thể:

• Đổi sang phòng khác.

• Thực hiện tách booking nếu cần.

• Điều chỉnh lại thời gian lưu trú.

(Hình 4)

Lưu thay đổi

Sau khi hoàn tất điều chỉnh, click:

Save

để lưu thông tin booking.

(Hình 5)

Hệ thống sẽ cập nhật lại thời gian lưu trú và các thông tin liên quan.

Kết quả sau khi điều chỉnh

Sau khi lưu thành công:

• Booking được cập nhật ngày nhận phòng hoặc ngày trả phòng mới.

• Sơ đồ phòng được cập nhật theo thời gian lưu trú mới.

• Tiền phòng có thể được tính lại theo số đêm lưu trú và bảng giá áp dụng.

• Các báo cáo và lịch phòng sẽ tự động cập nhật theo dữ liệu mới.

Lưu ý

• Chỉ điều chỉnh thời gian lưu trú khi phòng còn khả dụng trong khoảng thời gian mới.

• Gia hạn đặt phòng có thể làm thay đổi tổng tiền của booking.

• Nếu phòng đã được đặt cho khách khác, cần đổi phòng hoặc tách booking trước khi gia hạn.

• Nên kiểm tra lại thông tin booking sau khi lưu để đảm bảo dữ liệu chính xác.

🔗 Xem thêm câu hỏi thường gặp: Nếu bạn thắc mắc về việc thay đổi giá phòng theo mùa, theo đối tác khi gia hạn hoặc điều kiện để chỉnh sửa đặt phòng sau khi lưu, vui lòng tham khảo Các câu hỏi thường gặp và các lỗi phần mềm | Sophia PMS

🔗 Hướng dẫn nghiệp vụ liên quan: Trong trường hợp khách gia hạn lưu trú và yêu cầu tách hóa đơn tiền phòng ở thêm hoặc gộp chi phí phát sinh sang phòng khác, tham khảo quy trình tại Hướng dẫn Chuyển Folio và Gộp bill | Sophia PMS

🔗 Quy trình tiếp theo: Sau khi điều chỉnh ngày đến sớm thành công cho khách vãng lai hoặc khách lẻ, nhân viên thực hiện tiếp các bước nhận phòng theo Hướng dẫn check-in Khách | Sophia PMS